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对话采购部:从 “小采购”成长为“战略采购”(第二招)

柏明顿高级顾问——秦玉波老师

第二招,以全流程的采购投入成本来衡量采购成本的高低。除了采购商品或服务本身的价格,采购部门必须对仓储成本、原材料的资金占用、影响生产及时性的损失和原材料的质量成本负责。具体体现在采购阿米巴报表设计时,把这些成本计入采购部门的支出项目内。


要让采购部门认识到:采购部不仅仅要关注采购价格,而更应当关注整个供应链的总体成本,认识到这一点,采购部门也就从普通的“小采购”可能成长为“战略采购”,也会避免引进低质、低价供应商或产品,让具有综合竞争优势的战略供应商离公司而去,导致公司的整体成本的增加。

 

进入二十一世纪以来,随着世界经济全球化和电子商务平台的广泛应用,采购职能发生了根本性的变化。从上世纪初的采购文书性工作,到后期的管理采购交易,到今天的管理供应关系,原来“增值”的工作变得不再重要,如采购商务平台的应用让信息更加公开透明,利用谈判技巧来获取采购优势已经变得不再重要,而线下的供应商管理变得更为重要了。


今天的采购,更强调采购的战略作用:保证供应链的安全,降低整个供应链的成本,把供应商资源作为一种创新资源加以管理,提高公司的竞争力,并消除了潜在的竞争对手。


如许多国外公司诞生了首席采购官CPO,与CEO,CFO放在同一条线上;宝洁公司每年都会鼓励供应商提出创新的方案,并与供应商共同投资创新方案和共享利益;华为把采购流程从从属于供应链流程之下,上升为公司的一级流程,这些无不体现了采购职能的战略转变趋势。


而在采购部门推行阿米巴经营,让采购参到公司的内部对价交易,把供应链的整体成本责任落实到采购部门,同时分享降成本的利益,既符合采购部门职能转化的趋势,同时也可以通过“双向选择,目标牵引,利益驱动”,促成采购部门从“等供应商来”到“去找供应商来”的主动转变,在满足公司要求的同时,提升采购士气,稳定采购队伍。


采购过程最容易发生的一个问题,就是采购腐败问题。这个问题无论企业是否推行阿米巴都会存在。舞弊问题的缓解需要综合考虑营造正向的工作环境、实施采购风险评估和采购控制、加强信息沟通以及整体的监控机制设计,需要系统地运用预防控制、侦测控制和威慑控制来解决。但推行阿米巴会在一定程度上抑制腐败问题。


首先,从人性的角度上,把奖励拿在明处,比偷偷摸摸拿回扣要心安理得的多。


其次因为阿米巴推行的经济成果会让阿米巴成员共享,下游阿米巴会关注采购阿米巴价格的合理性,甚至于提出直接从外部采购的申请,这对采购部门形成了压力。


最后,采购阿米巴成员为了自身利益,会更加主动地关注腐败问题,从而降低问题发生的比率和提高问题发现的机会。但是永远不要忘记的是:贪污、腐败所得的金钱永远比正常奖励拿到的多,但是永远比贪污、腐败造成的公司的损失少的多!良好的采购内控是采购业务健康发展的基础,在舞弊失控的田野里,舞弊者前仆后继,谁胆大谁就是皇帝!


案例

最后,和大家分享一个我们在推行阿米巴经营过程中的实际案例。某公司是一家大型化工产品制造企业,其原材料成本占到总成本的70%,最大的材料成本是大宗商品,占原材料成本的80%。而大宗商品的价格又随市场价格波动频繁,并且在紧张的时候连材料供应都是问题。而销售部门天天抱怨由于成本太高,产品卖不出去,导致成品库存很大,但采购部门也认为自己尽力了,很少有所行动。在实行采购阿米巴化后,采取了下列措施,使采购投入成本大幅降低。

01

采购部门认真分析了国际市场和国内市场该大宗商品的价格波动规律,发现公司的价格在该降低的时候许多时候都没有降低,反倒是涨价的时候涨价幅度比市场幅度更大;

02

应用数据分析结果,让现有供应商降价,并引进其他供应商竞争,最终供应商降价10%;

03

供应商同意配合公司在公司附近建立VMI仓库,保证公司的供货,同时减少公司的库存资金占用,每年减少资金占用上千万元;

04

灵活调整远期合约采购和现货采购的比率,适当增加成本较低的现货采购比例;

05

增加采购流程的透明度,排除不明不白的“关系户”,因为采购部门地位提高后,一些所谓的“关系户”就不再是关系户了,从而实现部分主要材料成本的大幅降低。

 

作者介绍:

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作者:柏明顿高级顾问——秦玉波老师


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